📄 Cómo configurar las opciones del rol técnico

Cómo configurar las opciones del rol técnico

El usuario con Rol Técnico es quien define las configuraciones generales de la empresa, los roles y permisos del sistema, y la creación de cuentas. Esta guía recorre cada apartado disponible para este rol.

Importante: Las configuraciones de Configuración del Sistema solo son visibles para el rol técnico. Estas decisiones deben revisarse junto con el área de Talento Humano.

Etapa 1 — Configuración de la empresa

  1. Ingrese a Configuración → Empresa → Configuración del Sistema.

    Menú Configuración con la opción Empresa expandida

    Submenú Configuración del Sistema dentro de Empresa

    Pantalla principal de Configuración del Sistema con todas las secciones disponibles

  2. En Tipo de Empresa, seleccione las opciones que apliquen a su organización:

    • Empresa complementaria
      • Pagar Retroactivo
    • Empresa Pública
      • Se permite la distribución automática de valores

    Sección Tipo de Empresa con las opciones de empresa complementaria y empresa pública

  3. Revise la sección Personalizar Pagos-Empresa. No se personaliza ningún pago, ya que todos los cálculos se realizan de acuerdo a la ley.

    Sección Personalizar Pagos-Empresa

  4. En Configuración de Aprobadores, defina los niveles de aprobación. Si su empresa usa dos niveles (jefe del departamento y luego Talento Humano), active la opción Usar Aprobadores para Permisos.

    Sección Configuración de Aprobadores con la opción Usar Aprobadores para Permisos

    Detalle del selector Usar Aprobadores para Permisos

  5. En Configuración Días-Sueldo Ganado, indique si se descuentan las faltas y los permisos médicos a los empleados.

    Sección Configuración Días-Sueldo Ganado con las opciones de descuento

  6. En Configuración de Centros de Costo, active las opciones que apliquen:

    • Permite Configurar pagos a nivel de centro de costo
    • Distribución de costo modular

    Sección Configuración de Centros de Costo con sus dos opciones

  7. En Impuesto Mensual (impuesto a la renta), seleccione:

    • Si se paga o no impuestos
    • Si las vacaciones pagadas se consideran para el cálculo de impuestos
    • Si el subsidio por maternidad es gravable para el cálculo de impuestos

    Sección Impuesto Mensual con las opciones del impuesto a la renta

  8. En Configuraciones Varias, active según las necesidades de la empresa:

    • Cálculo de faltas personalizado
    • Permitir la generación de reportes multi-empresa
    • Configuración de servicio de correo electrónico
    • Considerar el día 31 del mes para el cálculo de permisos médicos
    • Empresa asume aporte personal al IESS en caso de permiso de maternidad
    • Se permite distribuir el pago del rol de pago en más de una forma de pago
    • Calcular el sueldo proporcionalmente en caso de ser modificado
    • Portal de Auto-servicio: solo permitir marcar con las IPs autorizadas

    Sección Configuraciones Varias con todas las opciones disponibles

  9. En Configuración Días-Vacaciones, seleccione las opciones de cálculo de días de vacaciones que correspondan a su empresa.

    Sección Configuración Días-Vacaciones

  10. En Configuración Contable, defina el ajuste automático a la cuenta para el asiento contable que Nómina360 genera por defecto en Excel.

    Sección Configuración Contable

  11. En Configuración de Permisos, indique si el rol de pago debe mostrar los permisos desglosados por días. Seleccione SI para verlos desglosados o NO para presentarlos consolidados.

    Sección Configuración de Permisos con las opciones SI y NO

  12. En Configuración Liquidaciones, active las opciones que apliquen:

    • Permite escoger qué pagar y qué no pagar de las provisiones
    • Permite cesar empleados (deja al empleado cesado y luego se genera la liquidación)

    Sección Configuración Liquidaciones con sus dos opciones

  13. En Configuración Horas Extras, defina cómo Nómina360 trata las marcaciones fuera del turno asignado. Por ejemplo, si un colaborador con turno de lunes a viernes marca un sábado, ese tiempo se considera hora extra.

    Sección Configuración Horas Extras

  14. En Configuración Pago de Utilidades, ingrese el porcentaje autorizado a pagar de utilidades.

    Sección Configuración Pago de Utilidades con el campo de porcentaje

  15. Haga clic en GUARDAR para aplicar todas las configuraciones.

    Botón GUARDAR al final de la pantalla de Configuración del Sistema

  16. Para auditar cambios, abra la opción LOGS. Esta vista muestra qué usuario modificó cada configuración.

    Opción LOGS dentro de Configuración del Sistema

    Vista del log de auditoría con los cambios registrados

Etapa 2 — Roles, permisos y usuarios del sistema

  1. Ingrese a Configuración → Sistema → Roles y Permisos. Aquí puede crear los roles que se asignarán a los empleados y limitar a qué pantallas tienen acceso.

    Pantalla Roles y Permisos con el listado de roles existentes

  2. Por ejemplo, en el rol COLABORADOR se definen las opciones disponibles desde el portal de autoservicio. El rol técnico decide a qué puede o no acceder el colaborador.

    Detalle del rol COLABORADOR con sus permisos

  3. Ingrese a Configuración → Sistema → Usuarios para administrar las cuentas existentes.

    Menú Configuración con la opción Usuarios dentro de Sistema

  4. Use el campo BUSCAR para localizar a un colaborador y haga clic en EDITAR para modificar sus datos o roles.

    Listado de usuarios con el campo Buscar y el botón Editar

  5. Todos los empleados tienen el rol COLABORADOR por defecto. En el campo ROL marque las casillas de los roles adicionales que desee asignar.

    Campo Rol de la ficha del usuario con las casillas de selección

  6. Para crear un usuario nuevo, primero cree el ROL correspondiente y luego haga clic en CREAR USUARIO.

    Botón CREAR USUARIO en la pantalla de usuarios

  7. Ingrese el correo de la persona y haga clic en VERIFICAR.

    Pantalla de creación con el campo de correo y el botón Verificar

  8. Complete los datos en la ventana que se abre, seleccione el ROL que tendrá la persona y haga clic en GUARDAR.

    Formulario de datos del nuevo usuario con el campo Rol

    Botón GUARDAR al final del formulario de creación de usuario

    El usuario queda registrado con su rol asignado.

    Listado de usuarios con el nuevo registro creado

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