📄 Cómo registrar y configurar el diario contable de vacaciones

Cómo registrar y configurar el diario contable de vacaciones

Esta guía cubre el registro de vacaciones, la liquidación posterior y la configuración de cuentas contables para que el asiento del beneficio se descargue correctamente desde Nómina360.

Registrar las vacaciones

  1. En la parte superior del sistema, seleccione Empleado y luego Vacaciones en el menú desplegable.

    Menú Empleado con la opción Vacaciones desplegada

  2. Seleccione al colaborador y elija el período correspondiente. Si el período se toma con pago, basta con generar el registro.

    Selección del colaborador y del período de vacaciones

  3. Defina el período, la fecha de inicio y la cantidad de días disponibles. Haga clic en Generar.

    Formulario con período, fecha de inicio y días disponibles a generar

  4. Si no hay aprobadores asignados, haga clic en Registrar para registrar las vacaciones.

    Botón Registrar para vacaciones sin aprobadores asignados

Liquidar las vacaciones

  1. Para descontar los días registrados, abra Liquidación de Vacaciones.

    Opción Liquidación de Vacaciones en el módulo de vacaciones

  2. Busque a los colaboradores. Aunque los días se hayan descontado, el valor aparece como pendiente y debe marcarse como liquidado.

    Listado de colaboradores con valor pendiente en la liquidación

  3. Seleccione al colaborador, haga clic en Generar Liquidación de Vacaciones, ingrese el nombre de la liquidación y vuelva a hacer clic en Generar Liquidación de Vacaciones.

    Formulario para generar la liquidación de vacaciones del colaborador

  4. La liquidación queda con estado No Pagado. Si no se realiza un pago directo, marque internamente como pagado para rebajar la provisión sin afectar el pago al colaborador. Haga clic en Marcar como Pagado para que el estado cambie a Pagado.

    Acción Marcar como Pagado en una liquidación con estado No Pagado

Reportes y soporte

Por cada liquidación, Nómina360 ofrece estas opciones:

  • Soporte de Liquidación de Vacaciones: genera un PDF de soporte para archivar o firmar.
  • Email de Liquidación de Vacaciones: envía el archivo descargado al colaborador por correo.
  • Reporte de Liquidación de Vacaciones: genera el mismo reporte en formato Excel.
  • Reporte Contable: descarga el asiento en Excel.

Acciones disponibles por liquidación: soporte, email, reporte, contable

Vista previa del reporte contable descargado en Excel

Configurar las cuentas contables

  1. Haga clic en Configurar Cuentas Contables.

    Opción Configurar Cuentas Contables en la liquidación de vacaciones

  2. Busque la cuenta Vacaciones por Pagar (generalmente la cuenta 2). Esta cuenta contiene las provisiones acumuladas y, como ya está pagado, debe darse de baja del sistema. Haga clic en Editar.

    Cuenta Vacaciones por Pagar lista para editar

  3. En la cuenta de vacaciones, en TIPO seleccione Ingresos y elija el rubro de vacaciones para los días normales. Si hay días adicionales, configúrelos en la misma pantalla y guarde.

    Configuración del tipo Ingresos y rubro de vacaciones en la cuenta

  4. Configure la cuenta de crédito (por ejemplo, un banco específico como Produbanco). Asegúrese de que la cuenta seleccionada tenga configurado el tipo de egreso correcto (seleccione Todos en tipo de egreso) y guarde.

    Configuración de la cuenta de crédito con tipo de egreso Todos

  5. Si Tipo de Egreso está vacío, configúrelo así:

    • Vaya a Reportes → Reportes Generales → Contable.
    • Configure y busque la cuenta a utilizar; en el campo Tipo de Egreso seleccione Todos.
    • Marque Crédito y haga clic en Guardar.

    Configuración del Tipo de Egreso en Reportes Generales Contable

    Confirmación de la cuenta con Crédito y Tipo de Egreso Todos

  6. Vuelva a Vacación → Liquidación de Vacación → Liquidación de Vacaciones Generadas y abra de nuevo Configuración de Cuentas.

    Acceso nuevamente a Configuración de Cuentas desde Liquidación de Vacaciones

  7. Busque la cuenta del banco y haga clic en Editar.

    Cuenta del banco lista para editar en Configuración de Cuentas

  8. Configure la cuenta como crédito repitiendo el proceso:

    • Seleccione Crédito.
    • En Tipo, elija Ingresos.
    • En Rubro, seleccione Vacaciones.
    • Haga clic en Más para agregar el rubro Vacaciones Adicionales y haga clic en Guardar.

    Configuración de la cuenta de crédito con rubros Vacaciones y Vacaciones Adicionales

  9. La cuenta queda configurada para débito y crédito.

    Cuenta configurada para débito y crédito

  10. Regrese y descargue el Reporte Contable en formato Excel para obtener el asiento contable. Este reporte no incluye integración.

    Descarga del Reporte Contable en Excel

    Asiento contable descargado en formato Excel

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